“我們現(xiàn)在很多工作都在一張紙上呈現(xiàn)，不但節(jié)約了人力，而且提高了工作效率?！睆V東電網(wǎng)佛山供電局企管部主任張祖榮所說的一張紙，可不只是簡單的一張紙，為了順應(yīng)網(wǎng)省公司機構(gòu)精簡改革大勢，落實網(wǎng)省公司精益管理部署，佛山供電局借鑒豐田公司“一頁紙工作法”先進經(jīng)驗，將工作方案內(nèi)容濃縮提煉到一張紙上，提高信息傳遞效率，推動全局組織運轉(zhuǎn)效率提升。
“將復(fù)雜的事情簡單化”
近日，廣東電網(wǎng)佛山高明供電局安全監(jiān)管部專責(zé)陳發(fā)培完成了一份會計中高級資格無紙化考試保供電方案，跟以往不同的是，這份方案不再是厚厚一疊紙，而僅是一頁A3紙就囊括了核心內(nèi)容?！耙郧熬幰环莘桨付嫉盟奈屙摷堃陨?，現(xiàn)在一頁紙搞定，簡潔清晰，供電所班組可以更快速、更明白地抓住任務(wù)重點。”陳發(fā)培說。
方案是用以交流和傳遞信息的工具,必須達到溝通有效。然而，一直以來，方案都以“臃腫”的方式呈現(xiàn)，“于撰寫人而言需耗費大量編寫時間；于閱讀者而言，除了閱讀用時長，還需要對方案進行‘庖丁解牛’，煞是費勁?！狈鹕焦╇娋制蠊懿科蠊懿邉澐植恐鞴茑嵢鹩^表示，久而久之，員工容易對報告產(chǎn)生抵觸心理，部分人員甚至可能不看報告，從而影響工作。
據(jù)統(tǒng)計，2017年佛山供電局發(fā)文的方案就有150份，篇幅普遍都在4頁及以上。佛山供電局辦公室副主任馬磊介紹，近年來，佛山供電局各單位利用“方案”這個載體有序推進各項工作發(fā)揮了積極作用，但在這個過程中我們也發(fā)現(xiàn)一些問題，如長篇大論，內(nèi)容邏輯性和指導(dǎo)性不強，方案的語言基本是文字這樣的一維線性表述，閱讀性偏弱，影響管理效率等，“如今我們推行‘一頁紙工作法’是想將復(fù)雜的事情簡單化。”
今年6月以來，佛山供電局依據(jù)PDCA的思維方式，按照“一頁紙工作法”要求，首先選擇在工作方案編制領(lǐng)域發(fā)力，編制了《“一頁紙方案”實施方案》，在內(nèi)部全面推行“一頁紙方案”，即利用圖形、表格、文字、數(shù)據(jù)等方式，將方案的背景、分析、糾正和執(zhí)行計劃都放在一張A3紙上，實現(xiàn)方案標準化、內(nèi)容精簡化、表達可視化，讓撰寫人和閱讀者都能節(jié)約更多的時間。
單兵作戰(zhàn)能力更強
方案“大瘦身”了，內(nèi)涵會不會也減少了？鄭瑞觀表示，雖然方案篇幅大大壓縮，但這樣的簡化并不意味著所表達的內(nèi)容也一并減少。如何在有限的篇幅內(nèi)將精華一一呈現(xiàn)，將更考驗方案撰寫人的綜合能力。
今年7月份，佛山供電局工會職工創(chuàng)新分部主管麥杰濤承接了工會《2018年廣東電網(wǎng)公司7S管理勞動競賽佛山供電局參賽方案》，“從認識問題，到解決問題，要在一張紙上體現(xiàn)整個參賽方案的要點，清晰明白、邏輯清楚、通俗易懂地傳遞信息，真不是一件容易的事兒！”他感嘆道，“幸虧‘一頁紙方案’思路明確，我用了幾個小時才把這個方案編出來?！丙溄軡鞘状尉幹啤耙豁摷埛桨浮?，還處于學(xué)習(xí)階段，相比于以前動輒幾天甚至更長的編制時間，效率得以大大提高。
編制“一頁紙方案”，對于提升方案編制者對事物整理的思考能力、應(yīng)用能力以及提高工作效率的意識也有很大幫助，“我會站在看方案的人的角度思考安排方案內(nèi)容，有意識地把工作任務(wù)和目標變得簡明扼要、一目了然?！丙溄軡f。
“通過撰寫‘一頁紙方案’，我們員工的工作能力得到了鍛煉，如今一個人在很短時間內(nèi)就能完成一份方案，這在以前是不敢想象的。”張祖榮說。
組織運轉(zhuǎn)更高效
鄭瑞觀給記者展示了由該局人資部編制的《佛山供電局內(nèi)訓(xùn)師課程分級管理工作方案》。只見該方案用橫版A3紙進行呈現(xiàn)，羅列了實施背景、總體思路、總體目標、工作內(nèi)容以及工作部署和要求幾大模塊。其中，工作部署應(yīng)用了時間節(jié)點加工作舉措的路徑圖模式，清晰展示了該項工作的分階段實施目標。
“我們要求一頁紙方案需設(shè)置明確的主題和框架，邏輯清晰，讓讀者既能快速縱觀整體，又能快速把握每一框架的重點，閱讀時針對性更強，更加張弛有度?！狈鹕焦╇娋洲k公室副主任馬磊表示，一頁紙方案重點突出，可以促進各級之間的有效溝通，基本不用再像以前那樣專門召開會議進行方案內(nèi)容宣貫了。
“相比以前的方案，一頁紙方案更加簡化便捷，作為基層人員來說可以迅速了解上級的工作任務(wù)和目標，更容易分解任務(wù)?！弊鳛榉鹕巾樀鹿╇娋贮h建部專責(zé)的劉酩詩也為一頁紙方案“點贊”。作為基層供電局職能部門的一員，她不僅經(jīng)常要撰寫工作方案，她還需要承辦上級單位的方案，自從局里推廣“一頁紙方案”后，她得以從繁瑣的撰寫和閱讀中解放出來了。
目前，“一頁紙方案”已在該局內(nèi)部廣泛推行，各部門所發(fā)文的或呈批的方案都采取一頁紙的模式進行。
據(jù)了解，該局將繼續(xù)加強“一頁紙方案”的宣貫和培訓(xùn)，同時建立起一頁紙方案文件管理的通報機制以及典型案例庫，持續(xù)推動“一頁紙工作法”向會議紀要、工作總結(jié)、工作報告等領(lǐng)域延伸。（記者：竇小兵 通訊員：劉安琪 謝頌情 邱璐璐）
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