為進一步規(guī)范各部門報送的文件，不斷提高公文質(zhì)量，近日，永安發(fā)電公司查偏糾錯公文處理常見問題，提質(zhì)增效。
防止重復報送。向上級行文時，要求各有關部門行文前與上級部門充分溝通（包括附件的內(nèi)容），嚴格按要求正確行文，防止重復報送。
正確使用文種。往不相隸屬單位發(fā)文時選用“便函”，不用“行政發(fā)文”；“報告”適用于向上級單位匯報工作、反映情況、答復詢問、提出意見或建議；“請示”適用于向上級單位請求指示、批準，不可混用“請示”與“報告”文種。
規(guī)范格式要求。文件標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱要加書名號之外，一般不用其他標點符號；文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次應為：“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”標注，其第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三四層用仿宋體字，應正確標注結(jié)構(gòu)層次序數(shù)。
內(nèi)容精煉準確。發(fā)文內(nèi)容應精煉、簡明、清晰，篇幅不宜過長，且詞意表達準確、平實、得體。切忌發(fā)文內(nèi)容冗長、詞不達意。（高丕儉)
